Bài 4: Phương pháp thực hành 3 bước

BÀI 4: PHƯƠNG PHÁP THỰC HÀNH BA BƯỚC

Triết lý LeanBoss không chỉ dừng lại ở tư duy hay công cụ, mà cần một quy trình thực hành rõ ràng để biến nó thành hành động cụ thể trong quản lý hàng ngày. Phần này sẽ giới thiệu phương pháp ba bước đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng có thể áp dụng LeanBoss một cách dễ dàng và tối ưu hóa hiệu suất của đội ngũ.

Bước 1: Nhìn rõ - Quan sát đội ngũ, phát hiện việc thừa thãi hoặc kém hiệu quả

Mọi cải tiến đều bắt đầu từ việc hiểu rõ thực trạng. Ở bước này, LeanBoss dành thời gian quan sát cách đội ngũ làm việc, lắng nghe ý kiến của họ và phân tích các quy trình hiện tại để tìm ra những điểm thừa thãi hoặc kém hiệu quả. Đây không phải là giai đoạn phán xét, mà là cơ hội để "nhìn rõ" bức tranh toàn cảnh.

• Cách thực hiện: Bạn có thể đi bộ quanh nơi làm việc (nếu là môi trường vật lý) hoặc tham gia các cuộc trao đổi trực tuyến (nếu làm việc từ xa), chú ý đến những dấu hiệu như: nhân viên phàn nàn về công việc lặp lại vô nghĩa, quy trình mất quá nhiều bước, hoặc thời gian bị lãng phí vào các nhiệm vụ không quan trọng.

• Ví dụ: Nếu đội ngũ phải gửi báo cáo hàng ngày nhưng không ai đọc chúng, bạn sẽ ghi nhận đây là một điểm thừa thãi.

• Gợi ý thực hành: Dùng 1-2 giờ mỗi tuần để "đi thực tế" – ngồi cùng đội ngũ, hỏi họ "Điều gì khiến bạn mất thời gian nhất?" hoặc "Công việc nào bạn thấy không cần thiết?" Ghi chép nhanh những gì bạn phát hiện trên một bảng trắng hoặc ứng dụng ghi chú.

Bước 2: Cắt giảm - Loại bỏ những thứ không cần thiết, giữ lại gì tinh túy nhất

Sau khi đã nhìn rõ vấn đề, LeanBoss tiến hành "dọn dẹp" bằng cách loại bỏ những hoạt động, quy trình hoặc công cụ không mang lại giá trị. Mục tiêu là tinh giản mọi thứ xuống mức tối thiểu nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao nhất, giữ lại những gì thực sự quan trọng.

• Cách thực hiện: Dựa trên những phát hiện từ bước 1, bạn cùng đội ngũ thảo luận và quyết định những gì cần loại bỏ. Họ đặt câu hỏi: "Nếu bỏ cái này, điều gì sẽ xảy ra?" Nếu câu trả lời là "Không có gì nghiêm trọng", đó là dấu hiệu để cắt giảm.

• Ví dụ: Nếu báo cáo hàng ngày không ai đọc, bạn sẽ thay thế bằng một cập nhật ngắn gọn qua tin nhắn nhóm hoặc bỏ hoàn toàn nếu không cần thiết. Nếu một quy trình phê duyệt có 5 bước, họ sẽ thử rút xuống còn 2 bước và xem kết quả.

• Gợi ý thực hành: Tổ chức một buổi họp ngắn 15 phút với đội ngũ, liệt kê các điểm thừa thãi đã phát hiện, và cùng nhau thống nhất: "Chúng ta có thể bỏ cái gì ngay hôm nay?" Sau đó, thử nghiệm trong 1 tuần và đánh giá lại.

Bước 3: Tăng tốc - Trao quyền tự quyết, thúc đẩy đội ngũ làm việc nhanh và sáng tạo

Khi những yếu tố cản trở đã được loại bỏ, LeanBoss chuyển sang giai đoạn thúc đẩy đội ngũ hoạt động nhanh hơn và sáng tạo hơn bằng cách trao quyền tự quyết. Đây là bước biến đội ngũ từ "thực hiện nhiệm vụ" thành "chủ động tạo ra giá trị".

• Cách thực hiện: Bạn đặt ra mục tiêu rõ ràng nhưng không quy định cách thực hiện chi tiết, để đội ngũ tự tìm ra giải pháp tốt nhất. Họ chỉ hỗ trợ khi cần thiết, chẳng hạn cung cấp nguồn lực hoặc gỡ rối khi đội ngũ gặp khó khăn lớn.

• Ví dụ: Thay vì yêu cầu đội ngũ làm theo một kế hoạch chi tiết do mình vạch ra, bạn có thể nói: "Chúng ta cần hoàn thành dự án này trong 10 ngày, hãy tự quyết định cách làm hiệu quả nhất." Sau đó, họ theo dõi tiến độ và sẵn sàng hỗ trợ nếu đội ngũ yêu cầu.

• Gợi ý thực hành: Dùng bảng Kanban để giao nhiệm vụ và để đội ngũ tự di chuyển các thẻ công việc từ "Cần làm" sang "Hoàn thành". Hàng ngày, dành 5 phút hỏi: "Các bạn cần gì để làm nhanh hơn?" hoặc "Có ý tưởng nào mới không?" Khuyến khích họ thử nghiệm và báo cáo kết quả.

Gợi ý thực hành để tối ưu hóa từng bước

• Bước 1 – Nhìn rõ: Ghi nhật ký quan sát trong 3 ngày liên tiếp, mỗi ngày dành 15 phút để ghi lại những gì bạn thấy (ví dụ: "Nhân viên A mất 30 phút để nhập dữ liệu thủ công"). Sau đó, tổng hợp và phân loại thành "Thừa thãi" hoặc "Kém hiệu quả".

• Bước 2 – Cắt giảm: Áp dụng nguyên tắc 80/20 (80% kết quả đến từ 20% nỗ lực) để chọn lọc những gì cần giữ lại. Thử cắt giảm ít nhất 1 quy trình hoặc nhiệm vụ mỗi tuần và đo lường tác động sau 7 ngày.

• Bước 3 – Tăng tốc: Tổ chức một "ngày sáng tạo" mỗi tháng, nơi đội ngũ được tự do thử nghiệm cách làm mới mà không sợ sai sót. Bạn tham gia với vai trò hỗ trợ thay vì chỉ đạo, và cùng đánh giá kết quả sau đó.

Tóm lại: Bằng cách quan sát kỹ lưỡng, loại bỏ lãng phí và thúc đẩy sự tự chủ, LeanBoss không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo ra một đội ngũ linh hoạt, sáng tạo và sẵn sàng đối mặt với thách thức. Với các gợi ý thực hành cụ thể, bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng có thể bắt đầu áp dụng phương pháp này ngay hôm nay, từng bước xây dựng một môi trường làm việc tinh gọn và hiệu quả hơn. Phần tiếp theo sẽ khám phá những kết quả thực tế mà LeanBoss mang lại khi được áp dụng thành công.

Xem thêm: Slides bài giảng, video tóm tắt ý chính

Học tiếp Bài 5: Hướng dẫn áp dụng thực tế

LeanBoss Academy - Lãnh đạo tinh gọn - Boss.edu.vn