Bài 3: Hành động và công cụ hỗ trợ
BÀI 3: HÀNH ĐỘNG VÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ
Mục tiêu của bài này là cung cấp một hướng dẫn thực hành cho những ai muốn trở thành LeanBoss, từ cách tổ chức công việc, giao tiếp với đội ngũ, đến việc sử dụng các công cụ quản trị. Đây là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, giúp phong cách lãnh đạo này không chỉ là ý tưởng mà trở thành một phần của văn hóa làm việc hàng ngày.
1. Hành động cụ thể
Để triển khai triết lý LeanBoss, người lãnh đạo cần thực hiện những hành động cụ thể, tập trung vào hiệu quả, tinh giản và cải tiến. Dưới đây là ba hành động chính:
Tập trung ưu tiên: Chỉ giải quyết 2-3 nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày
LeanBoss hiểu rằng không phải mọi việc đều cần làm ngay lập tức. Thay vì cố gắng xử lý hàng tá nhiệm vụ trong một ngày, họ áp dụng nguyên tắc "ít mà chất", chỉ tập trung vào 2-3 nhiệm vụ quan trọng nhất – những việc thực sự mang lại giá trị hoặc giải quyết vấn đề lớn. Ví dụ, nếu một dự án đang gặp trục trặc về tiến độ, LeanBoss sẽ ưu tiên làm việc với đội ngũ để tháo gỡ thay vì phân tâm vào các báo cáo không khẩn cấp. Hành động này không chỉ giúp bạn giữ được sự tập trung mà còn truyền cảm hứng cho đội ngũ làm việc có mục tiêu rõ ràng. Những nhiệm vụ không quan trọng có thể uỷ quyền cho cấp dưới.
Giao tiếp hiệu quả: Họp ngắn 15 phút, đi thẳng vào trọng tâm
Thay vì tổ chức những cuộc họp dài dòng, LeanBoss ưu tiên giao tiếp ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Một cuộc họp lý tưởng kéo dài không quá 15 phút, với mục tiêu rõ ràng được xác định từ trước – chẳng hạn như cập nhật tiến độ, giải quyết một vấn đề cụ thể, hoặc phân bổ nhiệm vụ. Bạn cần tránh những cuộc thảo luận lan man bằng cách đặt ra các câu hỏi định hướng như: "Chúng ta cần quyết định gì hôm nay?" hoặc "Ai cần hỗ trợ gì để tiếp tục?" Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm thời gian, duy trì năng lượng cho đội ngũ và đảm bảo mọi người tập trung vào hành động thay vì lời nói.
Đặt câu hỏi cải tiến: "Chúng ta có thể làm gì tốt hơn?"
LeanBoss không chờ đợi đến cuối dự án hay cuối năm để đánh giá hiệu quả. Họ liên tục đặt câu hỏi cải tiến trong mọi tình huống: "Chúng ta có thể làm gì tốt hơn?", "Quy trình này có thể đơn giản hơn không?", hoặc "Làm sao để đạt kết quả nhanh hơn?" Những câu hỏi này không chỉ được đặt ra với đội ngũ mà còn với chính bản thân họ, thể hiện tinh thần cải tiến liên tục. Ví dụ, sau một cuộc họp, bạn có thể hỏi: "Cuộc họp này có hiệu quả không? Có gì cần thay đổi không?" Điều này khuyến khích đội ngũ suy nghĩ sáng tạo và đóng góp ý tưởng mà không sợ bị phán xét.
2. Công cụ hỗ trợ
Để thực hiện các hành động trên một cách hiệu quả, LeanBoss sử dụng nhiều công cụ đơn giản, trực quan và dễ áp dụng. Dưới đây là hai công cụ tiêu biểu nhất:
Bảng Kanban mini: Quản lý công việc trực quan, đơn giản
Bảng Kanban là một công cụ quản lý công việc trực quan, thường được chia thành các cột như "Cần làm", "Đang làm" và "Hoàn thành". LeanBoss có thể sử dụng một phiên bản "mini" của Kanban – chẳng hạn trên một bảng trắng nhỏ hoặc ứng dụng số – để theo dõi 2-3 nhiệm vụ ưu tiên mỗi ngày của bản thân và đội ngũ. Công cụ này giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy tiến độ công việc, tránh tình trạng quá tải, và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Ví dụ, nếu một nhiệm vụ nằm quá lâu ở cột "Đang làm", LeanBoss sẽ cùng đội ngũ xem xét: "Chúng ta cần hỗ trợ gì để hoàn thành nó?" Tính trực quan của Kanban giúp giảm thiểu sự phức tạp và tăng tính minh bạch.
Phản hồi nhanh: 5 phút cuối ngày để thu thập ý kiến từ đội ngũ
Phản hồi là yếu tố không thể thiếu để cải tiến liên tục, và LeanBoss biến nó thành một thói quen đơn giản: dành 5 phút cuối ngày để hỏi đội ngũ những câu ngắn gọn như "Hôm nay có gì tốt?", "Có gì cần cải thiện?", hoặc "Bạn cần tôi hỗ trợ gì cho ngày mai?" Phản hồi này có thể được thu thập qua một cuộc trò chuyện nhanh, một tin nhắn nhóm, hoặc thậm chí một phiếu ghi chú nhỏ. Điều quan trọng là giữ nó nhẹ nhàng và không gây áp lực, khuyến khích đội ngũ chia sẻ trung thực. bạn sử dụng thông tin này để điều chỉnh cách làm việc ngay lập tức – ví dụ, nếu đội ngũ phàn nàn về một quy trình rườm rà, họ sẽ tìm cách tinh giản nó vào ngày hôm sau.
Tóm lại: Hành động và công cụ hỗ trợ là chìa khóa để biến triết lý LeanBoss thành hiện thực. Bằng cách tập trung vào ưu tiên, giao tiếp hiệu quả và đặt câu hỏi cải tiến, LeanBoss không chỉ tối ưu hóa hiệu suất mà còn xây dựng một văn hóa làm việc tinh gọn, minh bạch. Các công cụ như bảng Kanban mini và phản hồi nhanh giúp họ quản lý công việc một cách trực quan và duy trì sự kết nối với đội ngũ.
Phần tiếp theo sẽ phân tích những lợi ích cụ thể mà phong cách lãnh đạo này mang lại, từ hiệu quả tổ chức đến sự phát triển của nhân viên.
Xem thêm: Slides bài giảng, video tóm tắt ý chính
Học tiếp Bài 4: Phương pháp thực hành 3 bước
LeanBoss Academy - Lãnh đạo tinh gọn - Boss.edu.vn